Veiligheid, privacy en AVG in gewone taal
Prepaidfactuur verwerkt administratieve gegevens zoals bedrijfsgegevens, klantgegevens, factuurregels, bedragen en e-mailinstellingen. Daarom moet duidelijk zijn wat er met die gegevens gebeurt en welke keuzes jij als gebruiker hebt.
Welke gegevens komen in Prepaidfactuur voor?
- Accountgegevens, zoals naam, e-mailadres en inloggegevens.
- Bedrijfsgegevens, zoals bedrijfsnaam, adres, btw-nummer, KvK-nummer, logo en factuurinstellingen.
- Klantgegevens die jij invoert voor facturen en offertes.
- Documentgegevens, zoals factuurnummers, offertegegevens, regels, bedragen, btw-keuzes en notities.
- Uitgavengegevens, zoals leverancier, datum, bedrag, btw en eventuele bonnen.
- Technische gegevens die nodig zijn voor beveiliging, foutoplossing, betaling en werking van de dienst.
Verantwoordelijke en verwerker
Voor je eigen klanten en documenten bepaal jij waarom je gegevens invoert en gebruikt. Prepaidfactuur levert de technische omgeving waarin je deze administratie beheert. Voor onderdelen zoals hosting, e-mail, betaling en support kunnen gespecialiseerde dienstverleners worden gebruikt wanneer dat nodig is om de dienst te leveren.
Beveiligingsprincipes
- Toegang tot je account hoort persoonlijk te zijn en beschermd met veilige inloggegevens.
- Gebruikers zien alleen gegevens die bij hun eigen account en administratie horen.
- De dienst gebruikt beveiligde verbindingen waar gegevens via de browser worden verstuurd.
- E-mailkoppelingen worden alleen gebruikt voor de functies die jij activeert.
- Bij wijzigingen aan privacy- of beveiligingsprocessen hoort de documentatie bijgewerkt te worden.
- Bij een mogelijk datalek hoort snel onderzocht te worden wat er is gebeurd, welke gegevens geraakt zijn en of melding nodig is.
Privacy by design en dataminimalisatie
Een facturatietool moet niet meer gegevens vragen dan nodig is voor facturen, offertes, uitgaven, rapportage, support en wettelijke administratie. Daarom is het belangrijk dat standaardinstellingen logisch zijn, optionele gegevens optioneel blijven en gebruikers hun administratie kunnen beheren vanuit hun account.
Wat jij zelf kunt doen
- Gebruik een sterk en uniek wachtwoord.
- Deel je account niet met anderen wanneer dat niet nodig is.
- Controleer klantgegevens voordat je documenten verstuurt.
- Verwijder gegevens die je niet meer nodig hebt, voor zover je wettelijke bewaarplichten dat toelaten.
- Controleer je e-mailinstellingen voordat je facturen of herinneringen verzendt.
Meer details staan in het privacybeleid, de AVG-pagina en de pagina over Microsoft beveiliging.
Praktisch vertrouwen
Veiligheid moet niet alleen juridisch klinken. Gebruikers willen weten waar data staat, hoe verbindingen beveiligd zijn, wie toegang heeft, wat er gebeurt bij verwijdering en hoe ze zelf veilig kunnen werken. Deze pagina verwijst daarom naar privacy, AVG, Microsoft beveiliging en de algemene voorwaarden.
Transparantie en beheer
Prepaidfactuur beschrijft zo concreet mogelijk hoe gegevens worden verwerkt, hoe toegang wordt beperkt en waar gebruikers terechtkunnen met privacy- of beveiligingsvragen. Leveranciers, bewaartermijnen en procedures moeten actueel blijven.