Snel naar een onderwerp

• Starten met Prepaidfactuur
• Prepaid-tegoed, wallet en tarieven
• Facturen, offertes en creditfacturen
• Klanten, producten en btw
• Uitgaven, rapportages en administratie
• Privacy, AVG en beveiliging
• Planning, EU-uitbreiding en talen
• Support en contact

Starten met Prepaidfactuur

1. Wat is Prepaidfactuur?

Prepaidfactuur is een online factuurprogramma voor zzp’ers, freelancers, eenmanszaken en kleine bedrijven die professioneel willen factureren zonder maandabonnement. Je gebruikt de app voor facturen, offertes, klanten, producten, uitgaven, rapportages en prepaid-tegoed.

2. Voor wie is Prepaidfactuur bedoeld?

Prepaidfactuur is vooral bedoeld voor ondernemers die een eenvoudige facturatie-oplossing zoeken. Denk aan dienstverleners, zelfstandigen, kleine bureaus, klusbedrijven en ondernemers die niet elke maand evenveel facturen maken.

3. Is Prepaidfactuur een volledig boekhoudpakket?

Nee. Prepaidfactuur helpt met factureren, offertes, uitgaven en overzicht. Het is geen volledige boekhoudsuite voor jaarrekening, loonadministratie, bankkoppelingen of uitgebreid fiscaal advies. Voor complexe administratie blijft een boekhouder of accountant verstandig.

4. Kan ik gratis starten?

Niet volledig gratis: je start met EUR 2,50 prepaid-tegoed. Daarmee kun je laagdrempelig beginnen zonder maandabonnement. Daarna waardeer je alleen op wanneer je nieuw tegoed nodig hebt.

5. Moet ik software installeren?

Nee. Prepaidfactuur werkt online via de browser. Je kunt de app gebruiken op desktop, tablet en mobiel. De website laat ook zien hoe de app zich aanpast aan verschillende schermgroottes.

6. Kan ik overstappen vanuit Excel of een ander factuurprogramma?

Ja. Je kunt klanten, producten en instellingen opnieuw opbouwen in Prepaidfactuur. Begin met je bedrijfsgegevens, logo, klanten en veelgebruikte producten of diensten. Daarna kun je nieuwe facturen en offertes vanuit de app maken.

Prepaid-tegoed, wallet en tarieven

7. Hoe werkt het prepaid-model?

Je waardeert tegoed op in je wallet en gebruikt dat tegoed wanneer je betaalde acties uitvoert, zoals het maken van bepaalde documenten of herinneringen. Dit past bij ondernemers die geen vast maandabonnement willen.

8. Waarom werkt Prepaidfactuur niet met een maandabonnement?

Niet iedere ondernemer factureert elke maand evenveel. Met prepaid-tegoed betaal je wanneer je de dienst gebruikt. Dat maakt de kosten voorspelbaar voor kleine ondernemers met wisselend gebruik.

9. Waar zie ik mijn saldo en verbruik?

In de app kun je je wallet, opwaarderingen, orders en verbruik bekijken. Zo zie je hoeveel tegoed je nog hebt en welke acties saldo hebben gebruikt.

10. Zijn de prijzen altijd hetzelfde?

De actuele prijzen in de app zijn leidend. De tarievenpagina legt vooral het model uit: geen verplicht maandabonnement, maar betalen per gebruik via prepaid-tegoed.

11. Wat betekent fair use?

Fair use betekent normaal zakelijk gebruik door kleine ondernemers. Het voorkomt misbruik en helpt de dienst betaalbaar te houden. Bij extreem of afwijkend gebruik kan extra controle of overleg nodig zijn.

12. Krijg ik een factuur voor mijn opwaardering?

Opwaarderingen en orders horen in de app terug te vinden te zijn. Bewaar betaal- en orderinformatie goed voor je eigen administratie.

Facturen, offertes en creditfacturen

13. Kan ik met Prepaidfactuur online facturen maken?

Ja. Je maakt professionele facturen met klantgegevens, factuurregels, btw-keuzes, bedragen, notities en pdf-download. Gebruik opgeslagen klanten en producten om sneller en consistenter te werken.

14. Welke gegevens horen op een factuur?

Een zakelijke factuur bevat meestal bedrijfsgegevens, klantgegevens, factuurnummer, factuurdatum, leverdatum, omschrijving, aantallen of uren, bedragen exclusief en inclusief btw, btw-tarief en betaalinformatie. Controleer altijd of jouw situatie extra eisen heeft.

15. Hoe werkt factuurnummering?

Factuurnummers moeten logisch en controleerbaar zijn. Gebruik een vaste reeks en voorkom dubbele nummers. Als je nummering wijzigt, controleer dan goed dat de volgende factuur aansluit op je administratie.

16. Kan ik mijn logo op facturen zetten?

Ja. In de instellingen kun je je logo en bedrijfsgegevens invullen. Controleer daarna een voorbeeld of pdf, zodat je zeker weet dat je huisstijl goed op de factuur staat.

17. Kan ik offertes maken?

Ja. Offertes zijn handig wanneer je vooraf afspraken wilt vastleggen over werkzaamheden, prijs en geldigheid. Na akkoord kun je dezelfde klant- en productgegevens gebruiken voor vervolgwerk.

18. Kan ik een creditfactuur maken?

Ja. Een creditfactuur gebruik je wanneer je een eerdere factuur geheel of gedeeltelijk wilt corrigeren. Bewaar de relatie met de oorspronkelijke factuur duidelijk in je administratie.

19. Kan ik facturen als pdf downloaden?

Ja. Pdf-download is belangrijk omdat je facturen moet kunnen bewaren en delen. Controleer de pdf altijd voordat je die naar een klant stuurt.

20. Kan ik betalingsherinneringen sturen?

Ja, Prepaidfactuur ondersteunt herinneringen. Controleer eerst of de factuur echt openstaat en kies een professionele toon. Een eerste herinnering mag vriendelijk en feitelijk zijn.

21. Kan ik tekstregels toevoegen op een factuur?

Ja. Tekstregels zijn handig voor extra toelichting, projectinformatie of voorwaarden. Gebruik ze bewust en houd de factuur leesbaar.

Klanten, producten en btw

22. Kan ik klanten opslaan?

Ja. Klanten opslaan voorkomt dubbel werk en typefouten. Bewaar minimaal naam, adres, e-mailadres en eventueel btw-nummer. Controleer bij zakelijke klanten of factuuradres en bezoekadres verschillen.

23. Kan ik producten of diensten opslaan?

Ja. Producten werken als sjablonen voor factuurregels. Je kunt diensten, uurtarieven, pakketten of standaardomschrijvingen bewaren en later opnieuw gebruiken.

24. Kan ik per factuurregel btw kiezen?

Ja. Btw hoort per product, dienst of situatie te kloppen. Controleer vooral afwijkende tarieven, vrijstelling, 0 procent en btw-verlegd.

25. Wat is btw verlegd?

Bij btw verlegd breng je zelf geen btw in rekening, maar vermeld je duidelijk dat de btw is verlegd. Dit speelt vooral bij bepaalde zakelijke of internationale situaties. Controleer twijfelgevallen met je boekhouder of de Belastingdienst.

26. Kan ik een btw-nummer controleren?

Voor EU-btw-nummers wordt vaak VIES gebruikt. De app is al gericht op Europese groei en btw-controle is een logische functie om verder te verbeteren. Controleer bij grensoverschrijdende facturen altijd zorgvuldig of het nummer en de btw-keuze kloppen.

27. Moet ik een btw-nummer invullen als ik ben vrijgesteld van btw?

Dat hangt af van je situatie. Sommige ondernemers zijn vrijgesteld of gebruiken de KOR. Zet dan geen btw-bedrag op de factuur en vermeld duidelijk waarom geen btw wordt berekend. Controleer de regels die op jouw onderneming van toepassing zijn.

28. Kan ik klantnummers gebruiken?

Klantnummers helpen om klanten sneller terug te vinden en administratie overzichtelijk te houden. Gebruik een vaste werkwijze en voorkom dubbele klantrecords.

Uitgaven, rapportages en administratie

29. Kan ik zakelijke uitgaven vastleggen?

Ja. Je kunt uitgaven registreren met datum, leverancier, omschrijving, bedrag, btw en bewijsstuk. Dit helpt om je administratie completer te houden.

30. Kan ik bonnetjes bewaren?

Ja. Bewaar bonnetjes of bewijsstukken bij je uitgaven. Digitale bewaring is handig, maar zorg dat de scan of upload volledig en leesbaar is.

31. Hoe lang moet ik facturen en administratie bewaren?

Voor ondernemers geldt meestal een bewaarplicht van 7 jaar. Voor bepaalde gegevens, zoals onroerende zaken, kan 10 jaar gelden. Controleer de actuele regels voor jouw situatie.

32. Wat zie ik op het dashboard?

Het dashboard geeft een snelle status van je administratie, zoals openstaande facturen, achterstallige facturen, opbrengsten en uitgaven per periode. Gebruik het als startpunt voor controle, niet als vervanging van volledige boekhouding.

33. Wat kan ik met rapportages?

Rapportages helpen om opbrengsten, uitgaven en btw-gerelateerde cijfers per periode te bekijken. Ze zijn praktisch voor voorbereiding en controle, maar vormen geen fiscaal advies.

34. Kan mijn boekhouder meekijken?

Je kunt informatie en documenten delen met je boekhouder door pdf’s, rapportages of relevante gegevens uit de app te gebruiken. Prepaidfactuur is bedoeld om je administratie overzichtelijker aan te leveren.

35. Kan ik Prepaidfactuur gebruiken voor mijn btw-aangifte?

Prepaidfactuur kan helpen bij overzicht in facturen, uitgaven en btw-bedragen. Controleer aangiftes altijd zorgvuldig en overleg bij twijfel met je boekhouder of accountant.

Privacy, AVG en beveiliging

36. Zijn mijn gegevens veilig?

Prepaidfactuur neemt passende maatregelen voor beveiliging, privacy en AVG. Omdat facturen klantgegevens, bedragen en bedrijfsinformatie bevatten, zijn duidelijke beveiliging en toegangscontrole belangrijk.

37. Welke persoonsgegevens worden verwerkt?

Denk aan accountgegevens, bedrijfsgegevens, klantgegevens, e-mailadressen, factuurgegevens, offertes, uitgaven, wallet- en supportinformatie. Meer uitleg staat in het privacy statement.

38. Wat betekent AVG voor mijn facturen?

Als je klantgegevens verwerkt op facturen, moet je zorgvuldig omgaan met die gegevens. Je moet weten waarom je gegevens verwerkt, hoe lang je ze bewaart en hoe je ze beveiligt. Lees ook de AVG-pagina.

39. Worden mijn gegevens verkocht?

Nee. Prepaidfactuur verkoopt persoonsgegevens niet. Delen met derden gebeurt alleen wanneer dat nodig is voor de werking van de dienst, zoals hosting, betalingen, e-mail, support, beveiliging of wettelijke verplichtingen.

40. Kan ik mijn gegevens laten verwijderen?

Je kunt een verzoek doen via de contactpagina. Soms moeten bepaalde gegevens langer bewaard blijven vanwege wettelijke verplichtingen of administratieve redenen.

Planning, EU-uitbreiding en talen

41. Welke landen worden nu ondersteund?

In productie kun je op dit moment een account registreren voor Nederland, België en Luxemburg. Bij registratie kies je het land waar je bedrijf is geregistreerd. Dat land bepaalt onder andere welke btw-inrichting en landinstellingen voor je account worden gebruikt.

42. Kan ik de taal van mijn factuur kiezen?

Ja. De app ondersteunt factuurtalen per land. In de instellingen zie je alleen de talen die voor jouw geregistreerde land beschikbaar zijn. Op dit moment gebruikt Prepaidfactuur documenttalen zoals Nederlands, Engels, Duits en Frans, afhankelijk van het gekozen land.

43. Welke factuurtalen zijn beschikbaar per land?

De app bepaalt dit per landcode. Voor Nederland toont de huidige app Nederlands en Engels. Voor België toont de app Nederlands, Frans, Duits en Engels. Voor Luxemburg toont de app Frans, Duits en Engels. Bij uitbreiding naar nieuwe landen kan deze lijst worden aangepast.

44. Komt Prepaidfactuur ook buiten Nederland, België en Luxemburg beschikbaar?

Ja, de bedoeling is om Prepaidfactuur stap voor stap geschikt te maken voor een bredere Europese markt. Nederland, België en Luxemburg vormen nu de productie-basis; daarna ligt uitbreiding richting Duitsland voor de hand.

45. Welke taal komt als eerste na Nederlands op de website?

De app heeft al meertaligheid in de basis. Voor de informatiewebsite wordt eerst Nederlands goed afgerond. Daarna is Duits een logische volgende stap, gevolgd door andere talen wanneer de structuur klaar is.

46. Waarom is de website nog niet meertalig?

De Nederlandse website wordt eerst inhoudelijk en technisch netjes afgerond. Dat voorkomt dat fouten in meerdere talen worden gekopieerd. Daarna kan de multilanguage-structuur rustiger worden opgebouwd.

47. Komt er een planning of roadmap?

Ja. Er is een aparte planningpagina met de richting voor de komende periode. Die planning geeft richting zonder harde releasedata te beloven.

48. Gaat Prepaidfactuur rekening houden met andere landen, btw en valuta?

Ja. Dat gebeurt deels al doordat het accountland invloed heeft op btw-keuzes en landinstellingen. Andere landen hebben eigen btw-regels, talen, valuta en betaalvoorkeuren. Daarom wordt uitbreiding bewust stap voor stap voorbereid.

Support en contact

49. Waar kan ik supportvragen stellen?

Gebruik de contactpagina. Vermeld bij accountvragen het e-mailadres waarmee je inlogt en beschrijf kort wat je probeerde te doen.

50. Wat moet ik meesturen bij een foutmelding?

Stuur bij voorkeur de pagina of functie waar het misgaat, wat je wilde doen, welke foutmelding je ziet en op welk apparaat of browser je werkt. Stuur alleen gegevens mee die nodig zijn voor support.

51. Waar vind ik juridische informatie?

In de footer staan links naar AVG, Privacy statement en Algemene voorwaarden.

52. Waar kan ik zien welke functies Prepaidfactuur heeft?

Bekijk de pagina Functionaliteiten en het Kenniscentrum. Daar staan de belangrijkste onderdelen uitgebreider uitgelegd.

53. Is Prepaidfactuur fiscaal advies?

Nee. Prepaidfactuur helpt je administratie overzichtelijker te maken, maar geeft geen fiscaal of juridisch advies. Controleer belangrijke keuzes met je boekhouder, accountant of de juiste instantie.